(CNN) 会社は社員に快適に働いてもらおうと、オフィス代や賃料、オフィス機器代に多額を費やしている。それなのに、どうしても仕事を片付けてしまいたいときにどこへ行くかと尋ねると、オフィスという答えはほとんど返ってこない。
答えを追求すると大抵の場合、場所、乗り物、時間の3つに分類できる。
場所は自宅、自宅バルコニー、SOHOとして使っている寝室、図書館、喫茶店、地下室など。乗り物はマイカー、列車、機内など主に通勤交通手段。時間は早朝、深夜、週末など、ほかの誰にも邪魔されない時間帯だ。
問題はオフィスに居たがらない社員にあるのではなく、出会いにある。現代のオフィスは邪魔ばかり入る。もはや仕事を片付けられる場ではなくなった。
30分だけでも自分の時間が持てればまだ運がいい。家出掲示板があり、電話が入り、誰かに呼びとめられ、上司が様子を見に来る。こうした邪魔が入ることで1日は小刻みの時間に分断され、こちらで15分、あちらで30分、昼休み前に15分、そして午後には会議――という具合になる。仕事をする時間がないのに、いつ仕事を片付けろというのか。
仕事を片付けるためには、特にクリエイティブ系の職種では、誰にも妨げられないまとまった出会いが必要だ。15分や30分、1時間でさえ十分とはいえない。いい仕事をするためには考える必要があり、考えるためには時間が必要なのだ。
ではどうしたら解決できるか。仕事中に邪魔が入るのを防いでまとまった時間を確保するため、できることはたくさんある。
1.カジュアルフライデーの代わりに無言の木曜日はどうだろう。どれほど効果があるか、ぜひ試してみてほしい。毎週木曜日は(または月に1回だけ試してもいい)オフィス内での会話は禁止。この1日にこなせる仕事の量の多さに驚くはずだ。月に1回でもいいのでぜひお試しを。
2.能動的ではなく受動的なコミュニケーションツールを使う。誰かに名前を呼ばれたり、部屋のドアをノックされたり、廊下で呼びとめられたりしたら、相手を避けることはできない。避けようとしても、既に出会い系している。そこで対面型のコミュニケーション、つまり「能動的」コミュニケーションの代わりに、もっと受動的なコミュニケーション手段を試したい。電子メール、インスタントメッセージング(IM)、コラボレーションソフトなどがそれだ。この手のツールなら、見たくなければオフラインにしたり、隠したり、片付けたりできる。ドアのノックや自分を呼ぶ相手は片付けられないが、電子メールアプリケーションなら数時間の間、起動せずにいられる。そして自分の都合のいい時に、自分のスケジュールに合わせて開き、相手に連絡を取ればいい。
3.次の会議を中止にする。または欠席する。すべての会議をボイコットしろというのではない。次の1回だけだ。なるようになる。ほかの8人と話し合わなければならないと思っていたことは、すべて別の方法でどうにかなる。自分はもっと重要なことに費やせる1時間を確保できる。あとの8人も同じだ。次の会議がなくても仕事は進む。思っていたほど必要ないと分かれば、会議は真っ先にやるべきものではなく、最後の手段としてやるものになると期待できる。